Основное назначение презентаций PowerPoint — использование в публичных выступлениях. Считается, что они должны делать процесс коммуникации с аудиторией более эффективным. Но любой, кто бывает на презентациях, подтвердит, что в большинстве случаев этого не происходит.
Наоборот — использование PowerPoint-презентаций часто выглядит неуместной помехой для оратора и утомительной тягомотиной для аудитории. Хочется воскликнуть: «Эй, в конце концов, выключите проектор — расскажите, в чем суть на словах!»
В чем же дело? Может быть, неудачно подобрано цветовое решение? Нужно больше картинок? Плохо написан текст? Вряд ли. Дело в том, что большинство выступающих используют презентацию не по назначению, и не понимают, для чего на самом деле предназначен этот инструмент.
Сейчас в России культура создания и использования презентаций находится в зачаточном состоянии. Мода на использование PowerPoint-презентаций появилась у нас чуть более 10 лет назад и теперь почти в каждой крупной организации в комнате для совещаний появился мульти-медиа проектор.
В добровольно-принудительном порядке сотрудников обязывают создавать и использовать презентации для отчетов на совещаниях. На конференциях и выставках использование PowerPoint-презентации — часто обязательное условие для выступающих. В процессе коммерческих переговоров презентации символизируют серьезность и современность организации. Однако при всем этом не более чем в 10% случаев презентации действительно помогают выступающему донести те или иные идеи, а слушателям — понять их.
В типичной презентации выступающий читает плотно заполненные текстом слайды, и чувствует себя неловко, поскольку подозревает, что остальные тоже умеют читать. Такая презентация утомляет и аудиторию: мало того, что неудобно читать со слайдов «газетный» шрифт, но еще и выступающий мешает читать, повторяя написанное.
Потом дело доходит до сводных таблиц и схем со сносками и примечаниями, в которых за отведенные 2 минуты разобраться может разве что ведущий аналитик ЦРУ. Выступающий коротко комментирует: «Вот здесь данные за последние полгода…Все посмотрели?» Аудитория вежливо говорит:«Да». А если среди слушателей есть кто-то нетактичный, который говорит: «Нет, не очень понятно…», то выступающий вынужден зачитывать сводные за полгода построчно — в это время на нетактичного слушателя очень злобно посматривают все присутствующие.
Через 3—5 минут после начала презентации присутствующие уже переключаются на свои дела — набор sms-сообщений, чтение документов, созерцание происходящего за окном или сон. Выступающий тоже начинает чувствовать себя комфортнее: если в начале презентации на него все смотрели: и ему нужно было, посматривая в сторону аудитории, умудряться украдкой читать текст, то теперь можно смотреть только на презентацию и спокойно ее читать.
Пытаясь бороться с этой тенденцией, опытные выступающие начинают использовать картинки везде, где это возможно, и анимацию всего, что анимируется. Набившие оскомину «офисные» клипарты ситуацию не разряжают. А когда каждая из 20 строк текста на каждом слайде последовательно «выезжает» — аудитория окончательно теряет терпение.
В общем, картина печальная, и знакома она всем регулярно присутствующим на презентациях.
Почему так получается?
Причина такого положения вещей становится очевидна, если спросить типичного выступающего, для чего он использует презентацию. После некоторых раздумий обычно выдается один из популярных ответов: «Чтобы не сбиваться и рассказать обо всем, что запланировано».
Следуя этой логике, в презентацию вносится текст выступления целиком. В лучшем случае он немного сокращается и преобразуется в маркированный список. Естественно, чтобы все влезло, нужно использовать мелкий шрифт.
Бывает и другой вариант: «Чтобы дать дополнительную информацию, не раскрываемую полностью в выступлении». В этом случае в презентацию вносится вся дополнительная информация, имеющая хоть какое-то отношение к теме. Зачастую это громоздкие таблицы, схемы и текстовые блоки, «выдернутые» из отчетов, технических описаний и других документов. Слушатели раздражены необходимостью разбираться в этом массиве информации, которая непонятно как связана с темой. Особенно цинично выглядит, когда выступающий выводит слайд с месивом из информации и комментирует «Я не буду останавливаться на этом в силу недостатка времени».
Еще один типичный ответ — «чтобы разнообразить выступление». Соответственно, в презентацию вносится как можно больше визуальных эффектов. В слайд, крутясь, влетают надписи; слацды сменяются звездами и полосами. На каждом слайде налеплены клипарты, фотографии, рисунки, иногда вообще не относящиеся к теме. У некоторых неискушенных слушателей это может вызывать искренний интерес: рассматривать фотографии действительно увлекательнее, чем вникать в смысл выступления. У остальных — только раздражение.
Некоторые докладчики честно признаются: «Потому что все используют и сказали, что мне тоже надо». Это не худший вариант из перечисленных — он приводит примерно к такому же результату, но подкупает прямотой и честностью.
Для чего на самом деле предназначена PowerPoint-презентация?
Это самый важный вопрос, с которого начинается создание хороших презентаций — таких, что действительно помогают оратору. Вот четыре причины для того, чтобы использовать презентацию при выступлении.
1. Обозначать ключевые моменты выступления и взаимосвязи между ними
Презентация для выступления категорически не предназначена для того, чтобы сколь-нибудь полно представлять информацию. Самое главное предназначение PowerPoint обозначено в названии этой программы. В переводе с английского power — это «сила» (а также глагол, означающий «приводить в действие», «поддерживать»); point — это точка, пункт, ключевой момент, сущность (либо глагол, означающие «обращать внимание слушающих»). Вместе в дословном переводе это может означать что-то вроде «силовая точка», «опорный пункт» или «ключевой момент».
Наверняка вы можете вспомнить ситуацию, когда:
- чтобы что-то нагляднее объяснить собеседнику, вы брали лист бумаги, писали несколько слов, обводили их кружками, ставили между ними стрелочки;
- слушая что-то важное, записывали отдельные слова и фразы, чтобы точнее понять суть, сформулировать дополнительные вопросы, принять решение;
- анализируя информацию, вы выписывали из книг или статей ключевые мысли, чтобы уловить важные взаимосвязи;
- зная, что вся информация есть в раздаточном материале или литературе, вы все-таки конспектировали лекцию или семинар.
Это и есть «опорные пункты». Они нужны, чтобы не только слышать и запоминать услышанное, но и иметь возможность обозревать все ключевые мысли вместе.
В устной речи, чтобы объяснить идею из нескольких логических элементов, нужно представить их последовательно. Например, ряд аргументов может быть перечислен с использованием оборотов «во-первых», «во-вторых» и т.д. Слушателю, чтобы понять идею, нужно удержать в памяти все логические элементы и осмыслить их взаимосвязи.
Если обозначить эти элементы на слайде — слушатель может обозревать их практически мгновенно. И в течение двух-трех минут, когда ведущий раскрывает каждый пункт или приводит примеры, слушателю не нужно удерживать в памяти все уже раскрытые пункты: они перед глазами. Естественно, правильное использование тезисной структуры позволяет лучше воспринимать и запоминать информацию.
2. Ориентировать в структуре и логике выступления
В начале любой научно-популярной или справочной книги есть содержание, во введении описывается логика построения и содержание каждой главы, есть аннотация, каждая глава может начинаться отдельной страницей с названием главы, в конце главы представлено «Краткое содержание» или «Выводы», у книги есть заключение. Все эти вещи не несут никакой дополнительной информации для читателя: их единственное назначение — помочь ориентироваться в представленной информации.
Представьте выступление на тему «Фабрика макарон «Маруся» — лучшая возможность для инвестиций». Оратор начинает его с описания природных условий России и Канады. Потом переходит к тому, как эти природные условия влияют на эффективные способы выращивания зерновых. Потом — к тому, как отличается содержание крахмала и клейковины в разных сортах пшеницы. Потом… впрочем, это абсолютно неважно — дальше его уже никто не слушает.
Потому что абсолютно непонятно, зачем рассказываются все эти сведения, как они логически связаны с темой выступления, какие вопросы будут рассматриваться дальше и когда же наконец речь пойдет о возможностях для инвестиций в эту фабрику — именно новая технология макароноделия из канадской пшеницы может обеспечить неслыханную для макаронного бизнеса рентабельность.
Так вот, хорошая презентация помогает оратору показывать общую логику изложения, связь разделов между собой, соотношение отдельных тем.
Слушателю намного проще улавливать нить выступления, если в начале презентации он может увидеть содержание и общую логику презентации, в течение презентации — четкие переходы от раздела к разделу, на каждом слайде — положение этого слайда в презентации, после каждого раздела — выводы, а в конце презентации — краткий обзор фабулы презентации и главный вывод.
К сожалению, по оценкам специалистов нашей компании, грамотная визуализация структуры встречается менее чем в 1% презентаций в России. А когда структура выступления непрозрачна для аудитории, то речь оратора может восприниматься как изложение множества несвязанных между собой сведений, а презентация — как «бесконечная» череда слайдов.
3. Понятно представлять процессы и взаимосвязи
Вообразите, что учитель по геометрии объясняет новый материал без использования доски и мела — просто словами. Или вспомните, когда, рассказывая что-то вы восклицали: «Ну как бы это объяснить…» — и начинали «рисовать» руками в воздухе, показывать «на пальцах».
Презентации незаменимы, когда во время выступления нужно показать то, что словами объяснить очень сложно: карты, схемы, таблицы, диаграммы, чертежи, образцы дизайна и прочие сугубо визуальные вещи. Например, чтобы объяснить устройство соковыжималки, удобнее использовать маркеры и флипчат, чем просто слова. Вряд ли нужно переписывать на доску технический паспорт изделия. Самым эффективным будет рисунок соковыжималки с небольшими подписями. Примерно так же, только быстрее, точнее и эстетичнее, можно представлять информацию и с помощью PowerPoint-презентации.
4. Эмоционально воздействовать с помощью образов
Все описанное выше направлено прежде всего на то, чтобы упростить понимание и осмысление информации аудиторией. Возможность использовать фотографии, видеоролики, анимацию, элементы дизайна позволяет так же эффективно воздействовать и на эмоции участников.
Общее оформление презентации задает тон выступления. Например, иногда на серьезных мероприятиях можно увидеть презентации с «веселеньким» дизайном и плохой версткой. Это производит примерно такое же впечатление, как если собеседник даст вам мятую, грязную визитку, напечатанную на упаковочном картоне с клипартом Microsoft Office вместо логотипа компании.
Фотографии позволяют на порядок усилить воздействие слов и аргументов.
Элементы дизайна позволяют придать индивидуальный стиль и облегчить восприятие информации для слушателей.
Возможность использовать образы и дизайнерские решения часто вводит начинающих создателей презентаций в опасное искушение. Слишком просто сделать презентацию, где каждый слайд моментально привлекает внимание и подолгу задерживает взгляд, используя «сильные» образы. Но это настоящая диверсия для оратора, которому приходится во время выступления напряженно конкурировать с интересными фотографиями за внимание аудитории. Ведь задача выступления — добиться понимания каких-то идей и последующих действий аудитории, а не восторга от просмотра отличных фотоматериалов!
Важно помнить, что презентация используется как один из инструментов для выступления, а не выступление проводится для демонстрации презентации. Поэтому сильные эмоциональные образы должны использоваться обдуманно, чтобы расставлять отдельные акценты, придавать весомость ключевым аргументам.
Использование опасного инструмента требует знаний определенных знаний и умений. И первое, что нужно знать, — для чего инструмент можно использовать, а для чего нельзя.
Неумелое использование Powerpoint-презентаций в публичных выступлениях, безусловно, потенциально опасно для психологического и эмоционального состояния присутствующих. И первое, что стоит обдумать, создавая очередной набор слайдов для выступления, — помогут ли они донести идеи автора или только помешают и оратору, и аудитории.
