ПОЧЕМУ ЭТО НУЖНО
В ресторанном бизнесе, инвестиции в который, как правило, поступают извне, отношения инвестора и администрации не всегда однозначны. Хозяин, как бы он ни доверял своему топ-менеджеру, всегда стремится независимо от администрации анализировать деятельность заведения. Администрация, в свою очередь, желает знать, в какой мере ее усилия идут на пользу бизнесу.
В результате опроса рестораторов, переставших доверять расчетам от “руки”, корреспонденту БИЗНЕСа удалось сформулировать несколько “за” в пользу системы автоматизации в ресторанах.
1. Посетитель садится за столик, чтобы не просто выпить-закусить, а сделать это в приличной обстановке. Поэтому для уважающего себя ресторана должно стать нормой быстро и качественно обслужить посетителя, а также обрадовать постоянного клиента накопительной скидкой.
2. Тенденция демократизации ресторанов требует, чтобы рентабельность достигалась не за счет наценок, а за счет эффективной работы (см. п.1).
3. Компьютерные системы позволяют свести к минимуму роль человеческого фактора в нанесении убытков; рестораторы утверждают — не менее чем на 30-50%.
4. Реальный учет затрат и прибыли позволяет “двигать” бизнес дальше и создавать сеть заведений (у рестораторов в ходу поговорка-страшилка: “Кто “висит” в одном ресторане, в нем и погибнет”).
5. Внедрение системы позволяет максимально сократить количество сотрудников, особенно в бухгалтерии.
ЧТО МОЖЕТ АСУ
Ресторанная АСУ позволяет более эффективно управлять предприятием, чтобы определять, какие шаги приносят прибыль, а какие — не срабатывают, для чего необходимо проанализировать накопленные данные. Из множества разнообразных отчетов (как для проверяющих, так и для управления предприятием) можно получить полные сведения о доходе за определенный период по каждому производственному подразделению: кухне, бару, кондитерскому цеху, по каждому столику, блюду и напитку.
Кроме того, заведения, которые чтут клиентов и стимулируют их лояльность, предоставляют скидки постоянным посетителям прямо в момент расчета — все “заслуги” гостя хранятся в базе данных.
При этом в системе благодаря именным карточкам или паролям разграничены права доступа. К определенным операциям и отчетам обращаются только те, кому это позволено по должности, тогда как “всевидящим оком” является хозяин.
ЧЕГО ИЗВОЛИТЕ?
Чего стоит ожидать от автоматизации? Разработчики в один голос утверждают, что задачу компьютеризации служб в своих заведениях хозяева ресторанов в большинстве случаев формулируют просто: чтобы было, как у коллеги в ресторане N, и немного лучше. Такой упрощенный подход к автоматизации ресторанного хозяйства в дальнейшем чреват дополнительными расходами на доработку и усовершенствование. Поэтому, посоветовавшись со специалистами, автоматику следует вводить с учетом перспектив развития ресторана или сети ресторанов.
Дмитрий Комаренко, директор ресторана “Сим-Сим”, рассказал, что, открывая 4 года назад заведение, инвесторы больше заботились о его концепции, привлекательности меню. Был большой поток гостей, и только благодаря автоматизации рабочих мест официантов удавалось обслуживать всех без задержки. К тому же, по словам г-на Комаренко, автоматизированная система позволила увидеть положительные и отрицательные тенденции в его хозяйстве в форме графиков, таблиц и т.д.
По словам управляющих ресторанами, особенность общепита состоит в том, что соблюсти заложенные в программы технологии не всегда удается. Например, случилось непредвиденное — в салат вместо соленых огурцов повар положил свежие. При списании продуктов программа будет раскладывать блюдо в обратном порядке и “потребует” продукты, предусмотренные технологией. И лучше, если технолог будет иметь возможность “разрулить” такие нестыковки введением данных вручную.
Юрий Дьячек, начальник отдела информационных технологий сети “Домашняя кухня”, на одной из “ресторанных” выставок подолгу работал с каждым “программистским” стендом. “Мы думаем над тем, чтобы приобрести оборудование с TouchScreen (сенсорный экран, реагирующий на прикосновение. — Ред.). Это ускорит обслуживание клиентов и поможет избежать очередей. Но более веская причина предстоящей модернизации — неясность в законодательстве, регламентирующем возможность подключения кассовых аппаратов к компьютерам”.
КАК РАБОТАЕТ
Система автоматизации состоит из двух частей, одна из которых отвечает за работу зала и прием гостей (“фронт-офис”), а другая (“бэк-офис”) следит за движением продукции. В некоторых ресторанах используют лишь одну подсистему, но гораздо эффективнее объединять их в замкнутый цикл.
Главным элементом компьютерной системы, обслуживающей зал, является терминал официанта (см. схему на стр. 119), где фиксируется перечень заказанных клиентом блюд (удобно это делать на терминале TouchScreen). Некоторые рестораны используют для этого мини-компьютеры (стоимость — от $300). Последние особенно востребованы в “быстрых” ресторанах, где официанты делятся на принимающих заказ и обслуживающих посетителей. Заказ автоматически передается на кухню и в бар. Гость же получает подробный счет с учетом каких-либо скидок.
“Бэк-офис”, в свою очередь, отслеживает движение продуктов и материальных ценностей. Оприходовав очередную поставку товаров, технолог заносит данные о закупленных продуктах в калькуляционные карты. Система использует эти карты при списании составляющих реализуемых блюд. Можно “заставить” систему выполнять операцию списания составляющих автоматически и выдавать точную информацию об остатках продуктов и напитков в любое время.
ГДЕ ЗАКАЗАТЬ И СКОЛЬКО
ЭТО СТОИТ
На рынке профессиональных систем для ресторанов работают 5-10 компаний, если не считать умельцев на местах, создающих программы на основе бухгалтерской 1С. Среди программных разработок, успешно применяемых в киевских ресторанах, стоит упомянуть R-Keeper (компания UCS), “Компас” (“Интеротель”), “Магия” (“Икс-Маркет”; все — г.Киев).
Общий принцип работы программных продуктов — завязать в единый узел все процессы работы заведения, дабы ежедневно получать финансовые результаты (стоимость закупок, наценки, выручка, остатки на складе), выдавать необходимые отчеты, чтобы владелец, даже находясь в другом городе, мог ежедневно анализировать все данные.
На практике “замкнутый цикл” заказывают отнюдь не все. Небольшие заведения устраивает минимальная конфигурация для обслуживания зала — одна кассовая машина ($200-300). Приобретая же полнофункциональную систему (для обслуживания до 150 посадочных мест) с полным комплектом нового оборудования, можно “влететь” на сумму от $2 тыс. до $5 тыс. в зависимости от конфигурации (см. “Затраты…”).
Зачастую, чтобы максимально удешевить затраты на компьютеризацию, экономные рестораторы пользуются вторичным рынком оборудования. Но стоит отметить, что в условиях высокой температуры и влажности такое оборудование может выйти из строя в самый неподходящий момент. Был случай, когда, сэкономив на блоке бесперебойного питания, один ресторан в один миг потерял всю базу данных за несколько месяцев. Поэтому оборудование желательно приобретать специальное и надежное.
