Сегодня склад является ключевым звеном между поставщиком и покупателем, который при грамотно построенной работе увеличит прибыль предприятия.
Любые проблемы, возникающие в работе склада, наоборот, могут привести к значительным потерям. И тогда нужно задуматься о путях выхода из ситуации. Система автоматизации складского учета – один из таких путей.
Когда необходимо внедрение автоматизированной системы?
Прежде, чем приступить к полной автоматизации склада, необходимо прежде провести оптимизацию всех складских процессов, иначе, нельзя достичь желаемого результата.
Некоторыми недальновидными руководителями, или новичками только открывшими свой бизнес, этапы оптимизации и автоматизации игнорируются, и становится невозможно рационально внедрить складскую систему там, где состояние хозяйства не даёт это сделать.
Факторы, необходимые для успешной автоматизации склада:
- чёткое представление складских процессов,
- достаточные исходные данные о товаре,
- интегрируемая информационная корпоративная система,
- подготовленный персонал.
Если хотя бы один фактор отсутствует, внедрение складской системы не даст нужного эффекта.
Приведем простой пример. Руководители решили начать автоматизацию, но не в знают, как правильно должно быть размещение товара, и как следствие обязательно последует изменение расположение.
Так как изначально не было оптимизации расположения товара, то решение будет приниматься исходя старой, привычной, ситуации, а не настоящей. Поэтому при настройке программы некоторые её функции окажутся лишними и не будут помогать работе склада, а наоборот, ухудшат процесс.
То есть несоответствие одного фактора сделает результаты других операций проблематичными. Итог — будет плохо работать вся система.
Описанная ситуация точно иллюстрирует перед началом проекта автоматизации важность предварительной подготовки склада. В идеале, перед началом необходимо пройти все этапы оптимизации, затем после достигнутого эффекта начинать автоматизацию. Также желателен и логистический аудит работы складских процессов.
Работа по выявлению и устранению утечек информации предполагает создание и применение криптографических средств защиты, то есть корпоративного шифрования данных.
Организация информационной безопасности на предприятии производится таким образом, чтобы хакер мог столкнуться с множеством уровней защиты. В результате злоумышленнику не удаётся проникать в защищённую часть.
Проверенный и качественный логистический аудит и оптимизация не только повысят эффект автоматизации, но и помогут снизить риски.
Технологический проект даёт возможность оптимизировать режим работы оборудования, траекторию перемещения, зонирование, загруженность персонала, а также определить, какие необходимы стеллажи, в каком количестве и способе расположения товара.
Факторы, указывающие на необходимость организации и автоматизации складского учёта на предприятии
Информация по складским остаткам доходит с опозданием. Например: на складе в основном применялся бумажный учёт. Исключение – программа «1С», которая использовалась в бухгалтерии. Так как не было единого системного подхода, один и тот же товар числился в разных документах под разными названиями и кодами, и для приведения отчетности в надлежащий вид уходило время.
Человеческий фактор. Так как вся работа на складе зависит от быстроты и опыта работников, то даже несмотря на их профессионализм, были возможны периодические ошибки, которые тормозили работу.
Использование складской территории нерационально. Часто бывает так, на вопрос: сколько товара мы можем сейчас разместить, работник долго думает и пожимает плечами. Он понятия не имеет.
Неавтоматизированный склад может успешно работать только с единичными небольшими заказами, и интересен мелкооптовым клиентам.
Перед тем, как начать автоматизировать склад, необходимо провести ряд работ. Определить, для чего нужна автоматизация и посчитать экономическую эффективность. После этого можно ставить определённые задачи и цели перед разработчиками.
Пример. Цель автоматизации – адресное хранение. Посчитать показатель экономической эффективности работы склада просто: выручка склада делиться на количество сотрудников.
Необходима личная заинтересованность руководства в автоматизации. Если сотрудникам высшего звена она не интересна, то все работы могут пройти в пустую.
Этапы автоматизации склада
При переходе на автоматизацию склада, многим сотрудникам порой сложно перестроится под новые правила и порядки. Поэтому руководителю важно правильно настроить работников на работу в новой системе. И обязательно мотивация, например: после внедрения информационной системы, после её изучения, по итогам аттестации начислить премию.
Боязнь работать в новой системе некоторых кладовщиков вводит в замешательство. Недоверие к оборудованию и привычка всё записывать на бумаге становятся целой проблемой. Поэтому система должна иметь простые и понятные алгоритмы.
Что может сделать руководитель для автоматизации склада.
Первоначально необходимо определить задачи и цели, разделить их на важные и второстепенные.
Следует определить общую стратегию управления складом, например, автоматизировать только отдельные процессы или использовать единую или пару основных программ. Назначить опытного специалиста по внедрению автоматизации, желательно из числа своих топ-менеджеров.
Решение административно-кадровых вопросов поручить HR – отделу, они же должны разработать и систему контроля и мотивации.
Все вопросы, связанные с автоматизацией и организацией работы склада, прорабатываются до назначенной встречи с исполнителем. Так, сократятся сроки внедрения, и быстрее будет виден результат. Автоматизация склада – это сложная многоуровневая логика бизнес-проектов.
Выбор программного обеспечения и поставщика.
Если всегда смотреть на соотношение цены-качества, как это делают многие руководители, то можно ошибиться в своем выборе. Большую ошибку совершают те руководители, которые доверяют автоматизацию разным компаниям, например, ERP внедряется при помощи одной системы, а документооборот — другой. Лучше всего, если вся система будет единой.
Организация IT-структуры
Закупка и установка оборудования. Чтобы не возникло проблем при запуске оборудования, между администраторами и программистами не возникало конфликтов, необходимо чётко разделять зону ответственности сотрудников. Особенно такие проблемы могут возникнуть в начале запуска ПО, когда оборудование ещё не до конца настроено или недостаточно проработано.
Выделение тестового клиента. Чтобы клиенты не страдали от того, пока работа системы наладится, необходимо настроить работу склада на тестовом примере. Можно договориться с одним хорошим и понимающим клиентом, уведомить его, что необходимо протестировать новое оборудование, что возможны перебои и задержки в отгрузке товара и т.д., а в качестве бонуса за временное неудобство, можно предложить скидку.
Правда, такое случается редко, как правило, опытные интеграторы запускают уже протестированную и отлаженную систему. Когда оборудование будет протестировано, постепенно запускается вся система. Правда первое время сотрудникам придётся одновременно работать на бумажных документах и вносить данные в систему.
К моменту запуска система проходит ещё два этапа: внутреннее тестирование и наполнение данными. После такой подготовки система запускается в полном объёме.
Что даёт автоматизация складского учёта
Для автоматизации учета вводятся системы адресного хранения данных и штрихкодирования, благодаря чему показатель эффективности увеличивается, решаются многие задачи. Систематизируется номенклатурный справочник и с его помощью заказы собираются намного быстрее.
Появляется возможность получать более оперативно сведения по остаткам ТМЦ. Можно увидеть остатки в режиме реального времени, клиент может посмотреть, на какой стадии находится его заказ (отгружен, собран или только собирается).
Становится возможным грамотно управлять складским пространством. После внедрения системы автоматизации, часть территории склада может стать свободной, благодаря чему можно приобретать новые стеллажи или специальное складское оборудование. Число проводимых операций увеличится.
Для некоторых предприятий важна современная система учёта, поэтому с автоматизацией появилась возможность заключать договора с новыми клиентами.
За счёт введения ведения дифференцированной оплаты труда, повышается производительность работы склада и его информационная безопасность.
Как бы прекрасно не был организована работа склада, возникают ситуации, когда сложно решить некоторые задачи. Поэтому автоматизация складских процессов экономически целесообразна. А если возникает необходимость переезда в новое помещение, то автоматизация это единственное средство обеспечить безболезненную и быструю адаптацию.
