Если организаторы семинаров хотят добиться результатов от проведенного мероприятия, совещания, конференции и прочее, тогда следует очень щепетильно отнестись к вопросу выбора помещения, где проведение мероприятия планируется. Важно учитывать отдельные но, предельно важные моменты при выборе помещения, и это: вместительность зала; качество и количество технического оснащения; расположение конференц-зала; сервис, который может быть предоставлен в дополнение.
Рассмотрим детально каждый из вышеописанных пунктов
Вместительность конференц-зала
Вместительность помещения рассчитывается из предлагаемого числа посетителей конференции — это первое на что должны обращать внимание организаторы. Конференц-залы могут быть небольших размеров, вместительность которых может не превышать с десяток-другой человек, а могут достигать размеров целых кинотеатров. Последние можно выбирать если количество предполагаемых участников конференции превышает сотню, а то и две. Если же выбрать помещение небольшое, при очень большом количестве гостей, то в зале будет душно и не комфортно, стульев постоянно не будет хватать. Если же помещение будет больше необходимого, то это может быть и не комфортно и финансово не выгодно, ведь аренда зала может не окупиться.
Техническое оснащение
Оборудование должно соответствовать необходимому минимуму, что бы обеспечить комфортные условия пребывающим в зале. Естественно, акцент делается на освещение и кондиционирование но, если предполагается проводить диалог с присутствующими, то важно и то, как будут размещаться гости, можно ли будет передавать микрофон в зал, или, может, в зале размещены мини-трибуны и прочее. Различные звуковые усилители, проекторы, микрофоны, экран для проецирования, мониторы, видео- и аудиоапаратура – все это является необходимой частью оборудования для любого помещения, в котором планируется проводить конференции.
Размещение помещения
Очень важно учитывать размещение помещения, ведь всем гостям придется добираться по-разному, поэтому следует предусмотреть маршруты. Если будут гости из других городов, то следует учитывать и то, что наиболее удобным будет размещение зала рядом или недалеко от гостиницы, где участники остановились. Не имеет значения, будет ли это город или пригород, главное, что бы всем было как добраться, не испытывая при этом каких-либо трудностей.
Дополнительный сервис
Не зависимо от количества участников, всем им необходимо перекусить, поэтому необходимо в период перерыва дать возможность людям отдохнуть, поесть, побеседовать за кофе-брейком или съесть сладкого. Удобно, если в помещении есть кафе или бар, или же они располагаются неподалеку, и до них можно быстро добраться. Если учитывать все критерии отбора помещения, и сделать акцент на комфортабельные условия для посетителей во всех отношениях, тогда можно говорить о том, что помещение будет отобрано правильно.
